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En el año 2016, aún muchas empresas siguen confiando en las llamadas telefónicas, faxes, hojas de cálculo complejas, excesivo papeleo, voluminosos expedientes de compras y diversas técnicas de “apagado de incendios”, para gestionar el proceso Procure to Pay (P2P), con una enorme pérdida de recursos por el desarrollo de actividades que sobrecargan a todos los profesionales del proceso de abastecimiento, impidiéndoles que dediquen todo su tiempo y energía a las actividades “core” de su respectiva área; sea ésta el área de compras, almacenes, contabilidad o tesorería.

Sin embargo, hay un cambio positivo emergente ya que las empresas se están dando cuenta de la necesidad de hacer que sus procesos sean más eficientes. Dentro de las adquisiciones y operaciones, las empresas líderes están interesadas en contratar un software Procure to Pay (P2P) para lograrlo.

Cuál es la diferencia entre un software P2P respecto a un software de e-procurement?

A diferencia del software de e-procurement, el P2P gestiona los procesos complejos desde que un pedido ha sido realizado. Es además una plataforma que cierra el ciclo del requerimiento al pago, facilitando una comunicación clara con los proveedores con funcionalidades que normalmente no incluyen los sistemas de registro: Enterprise Resource Planning (ERP) o sistemas financieros tradicionales.

Son los software P2P la solución?, es decir, una forma más rápida, más inteligente, simple y más efectiva de trabajar?

A continuación se comparten 07 puntos de discusión para los interesados:

1. Está en la nube

Esta es una tendencia a nivel global, las más grandes empresas están utilizando servicios en la nube, con beneficios tales como: una mayor flexibilidad, menos restricciones y la mejora de la eficiencia. 

Las soluciones P2P son un servicio basado en la nube que se actualizan en tiempo real, ayudando a impulsar la colaboración en toda la cadena de suministro. 

No hay duda de que los sistemas y procesos de negocio están evolucionando.

2. Transparencia total

La información es actualizada en tiempo real para todas las partes. Esto permite que compradores y proveedores, así como miembros de su propio equipo, creen verdaderas alianzas y se facilite la transferencia de actividades no operativas hacia los proveedores quienes pueden realizar, por ejemplo: a) pre-ingresos para que posteriormente almacenes solo valide cuando la mercadería llega en físico, es decir, permita que almacenes se enfoque a lo más importante de su función: verificar la cantidad entregada y la calidad; o b) pre-facturas para que posteriormente contabilidad solo valide ciertos datos para que sea contabilizado por el sistema.

Las empresas pueden beneficiarse desde una cadena de suministro totalmente transparente, con errores minimizados y con mejora de la sostenibilidad de la empresa.

3. Autoservicio

Los sistemas P2P permiten que los proveedores puedan conectarse y enviar actualizaciones de las órdenes de envío, verificar las fechas de pago de sus facturas online o descargar sus certificados de retenciones en formato digital, fomentando la colaboración y permitiendo a las empresas la reducción del uso del papel.

La mayoría del software P2P funciona en varios idiomas, convirtiéndose en una plataforma para la colaboración sin fisuras y ayudando a las empresas a mejorar su productividad y competitividad en un mundo globalizado.

4. Trazabilidad

El trabajo inteligente puede reducir al mínimo los residuos no sólo en su organización, sino potencialmente a escala global, todo a través de una mejorada "trazabilidad".

Los sistemas P2P cuentan con un repositorio de documentos completo, para los contratos, los plazos de entrega, confirmaciones de envío, alertas automáticas de seguimiento (a la cotización de los proveedores, a las entregas programadas, al cumplimiento de los usuarios a tareas encomendadas, vencimientos de documentos, etc.), las especificaciones técnicos / términos de referencia, para información de los proveedores (registro/alta/homologación) y la evaluación de proveedores - dando a las empresas la precisión necesaria para maximizar su eficiencia y para ser eficaces en la toma de decisiones; pudiendo alinearse con las políticas internas de responsabilidad social y ambiental.

Algunos sistemas avanzados P2P permiten hacer el seguimiento a una carga de importación, desde el envío del pedido hasta su llegada al puerto destino; permitiendo a todos los intervinientes reportar la ubicación exacta de la carga (agente de aduana, naviera, etc.).

5. Mejora de la comunicación

Los software P2P ofrecen una mejor manera de administrar todos los complejos procesos involucrados con el mantenimiento del buen funcionamiento de la cadena de suministro, proporcionando una plataforma multi-idioma con actualizaciones en tiempo real. 

Una comunicación más rápida y más fácil significa un mayor control sobre sus operaciones.

6. Facilidades para procesos de auditorias

P2P puede hacer a los negocios más eficientes y sostenibles, permitiendo a las empresas realizar un seguimiento de los desplazamientos de los productos en todas las etapas, desde la fabricación hasta la llegada. 

Contar con una cadena de suministro totalmente trazable es ya una necesidad; lo que permite se realicen procesos de auditoría desde Internet, sin necesidad de desplazar recursos a otras ciudades y/o países.

7. Es integrada
Garantizar que su proceso de compra es sencillo, dinámico y eficaz es importante si estamos enfocados en acelerar las operaciones (reducir el time to market) y reducir el desperdicio (actividades de no valor añadido).

Los sistemas P2P se integran con el ERP (o con el sistema legacy de gestión financiera), facilitando el intercambio electrónico de información con los proveedores; permitiendo operar en un proceso de flujo continuo.

Las soluciones no integradas al ERP son ineficientes, generan re-trabajos y con ello sobrecostos.

Finalmente, es importante anotar que las soluciones líderes en P2P actúan principalmente en base a excepciones: alertando a los usuarios de la empresa y los proveedores de las anomalías o desviaciones en las prácticas lógicas.

Pensemos en un termostato instalado en nuestra casa.

Una vez que fijamos la temperatura deseada, digamos que a 20° C, ¿cuánta atención personal se requiere para mantener la temperatura ambiente al nivel deseado?

Evidentemente, la respuesta es: ninguna. El sistema nos libera de la carga de controlar para que podamos dedicarnos a otras actividades. Los lectores que sean ingenieros saben que el termostato es un sistema de control retroactivo negativo. Mide continuamente la temperatura real, la compara con la deseada, y activa una medida correctora cuando detecta una caída.

Finalmente, un aspecto a tener presente en la evaluación de soluciones P2P, es lo relacionado al Retorno de la Inversión (ROI); para lo cual es necesario se estructure un Business Case adecuado a cada empresa.

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